Agile from laws to implementation

Laws and regulations are everywhere, whether they come from outside (e.g. laid down in laws) or within the organization (e.g. policy notes). After all, we live in a highly regulated world. In practice, laws and regulations often prove complex to implement or comply with. Not to mention being able to demonstrate that you comply with those laws and regulations. And subsequently, it is sometimes quite difficult and time-consuming to remain in compliance day in and day out.

Knowledge models instead of programmed away

Until recently, (legal) rules were deeply “programmed away” in the information systems of large organizations, with all the disadvantages that this entailed for, for example, maintainability. It is now common practice to record these rules in such a way that they are easy to implement and maintain. The tendency is to model data, rules and processes resulting from laws and regulations in an integrated manner.

This translation of laws and regulations into integrated knowledge models is used as a specification for information systems. This achieves greater flexibility and agility when implementing new or amended legislation, or, for example, introducing new policies.

Getting from legislation to information systems is difficult

Getting from legislation to information systems takes some time. Translating laws and regulations into customer-oriented service and product requirements for running processes and applications usually takes a long time. Bottlenecks are:

  • The (content of) services and processes are not systematically traceable to laws and regulations.
  • Translating laws and regulations into service and product requirements is a difficult process to manage. The process is in many cases unclear, implicit and dependent on the individual “translator. Usually analysis takes place from one’s own discipline (legal, implementation or information science).
  • There is no adequate support to properly search laws and regulations or adequately manage outcomes in context.

Advantages of Law analysis

Law analysis solves these bottlenecks. The approach offers the following benefits:

  • It promotes legal certainty for citizens and avoids unnecessary disputes and proceedings in court.
  • It simplifies the implementation of laws and regulations in services and processes. Thus (political) assignments and societal demands can be met faster.
  • It provides insight into the coherence of the complex of laws and regulations. On this basis, generic and specific elements in processes and services can be (better) distinguished. This offers opportunities for reuse, not only within one organization, but also between organizations.

For government organizations, Law analysis has further benefits:

  • It better enables an implementing organization, as part of ex ante implementation reviews, to provide feedback on proposed changes to laws and regulations, thus contributing to the effectiveness and efficiency of implementation.
  • It makes government transparent. The government can show that what it does is in accordance with democratically established laws and regulations. This includes making visible the rules that give the government discretion to do justice in special situations.

For government and business

The added value of a repeatable approach to framing the implementation of laws and regulations lies in the ability to transform legislation truthfully, efficiently and timely into legitimate and meaningful services to citizens and businesses.

PNA developed Law analysis with government organizations, but it is certainly not exclusive to government organizations. Any organization whose implementation is (largely) determined by laws and regulations can benefit from Law analysis. That is why the approach is now also used by pension administrators and insurance companies.

What is law analysis?

Why is there law analysis?

What does law analysis look like?

When is law analysis of interest to you?

Who does it take to conduct a law analysis?

What does it take to conduct a law analysis?

Meanwhile, many organizations are successfully working with Agile Law Implementation. In 2021, that success has been crowned with a book. Agile Law Execution is fully supported by the iKnow suite from PNA.

Book

Law analysis

Law analysis describes the approach to enable agile law enforcement. PNA wrote a book about it, together with the Tax Administration.

Article

Bridge between legislation and ICT

Law analysis aims to build a bridge between two worlds: that of traditional lawmakers and lawyers on the one hand and of technicians, implementation experts, knowledge modelers and software developers on the other.

Article

Dissecting legislation can prevent strange things

Lawmakers and software developers do not speak the same language.

Animation

Agile law execution

Training

Law analysis and agile law enforcement in the democratic rule of law

In cooperation with the Open University (OU), we are organizing a training program around Law analysis, aimed at ICT practitioners, lawyers, managers and other professionals working in the legislative process or implementation of legislation.

Curious about how we can help you?

Get in touch with us

Wetsanalyse is de stapsgewijze aanpak om een goede vertaling te maken van wetgeving naar de uitvoering.

De aanpak beschrijft hoe je de initiële interpretatie van wetgeving (maar bijvoorbeeld ook beleidsstukken of interne regelgeving) kan aanpakken, hoe deze vervolgens zodanig te beschrijven dat deze in IT systemen van de organisatie kan worden verwerkt én hoe deze kennis zodanig vast te leggen dat in geval van toekomstige wijzigingen efficiënt kan worden gewerkt.

Ook zónder wetsanalyse worden er natuurlijk elke dag wetten, beleidsregels, voorschriften en dergelijke geïnterpreteerd en vervolgens in de praktijk gebracht. Maar ook élke dag weer opnieuw moet er door organisaties worden nagegaan waarom hoe iets werkt en/of waarom. Dat kan veel efficiënter!

Daarnaast moet deze informatie idealiter altijd voorhanden zijn. Bijvoorbeeld als er een beleidswijziging moet worden doorgevoerd of wanneer een informatieverzoek moet worden beantwoord.

Heel divers, net als de wetgeving waarop het is gebaseerd. Je kan het resultaat van Wetsanalyse vooral herkennen aan 2 dingen: Annotaties en Voorbeelden

Annotaties zijn de verwijzingen (zie het als digitale arceringen) in de originele wettekst, waarmee we aanduiden welk stuk tekst de basis vormt voor een bepaald item uit het juridisch analyseschema (zie dit als de ‘kleuren’ waarmee we arceren). Van zo’n geannoteerd stukje tekst kunnen we vervolgens veel meer informatie vastleggen, bijvoorbeeld de interpretatie ervan door de diverse betrokken experts, de definities van een bepaald in de tekst gebruikt begrip of een verwijzing naar weer een ander document of webpagina om het geannoteerde stukje tekst nog beter te duiden.

Met voorbeelden gaan we na of alle betrokken experts wel dezelfde interpretatie hebben én wat de impact is van diverse combinaties van praktijkgevallen. Zonder voorbeelden kan je hierover lang praten maar nóóit bepalen of het écht klopt en juist dat vinden we binnen de Wetsanalyse belangrijk. Daarom maken we veel voorbeelden die we ook weer vastleggen als onderdeel van de analyse. Op een later moment kunnen we dus altijd zien hoe iets in elkaar zit én waarom.

Iedereen in Nederland heeft met wetgeving te maken, organisaties uiteraard ook. Grote boetes kunnen worden opgelegd indien organisaties zich niet aan de meest recente wetgeving houden.
Dat leidt tot kostbare projecten binnen organisaties, denk aan banken die grote groepen Know Your Customer (KYC) medewerkers aannamen in reactie op de boetes voor onder andere ING, ABN AMRO en Rabobank. Deze organisaties kijken nu tegen grote kostenposten aan omdat de regelgeving destijds niet correct in de praktijk was gebracht en ze daardoor hun poortwachtersfunctie niet correct uitvoerden.

Denk ook aan de gevolgen van het niet correct naleven van de AVG-wetgeving, meerdere organisaties ontvingen hiervoor boetes.

Met Wetsanalyse willen we organisaties helpen om aantoonbaar compliant te zijn, zowel voor de huidige wetgeving, maar ook wanneer deze wijzigt.

Het toepassen van Wetsanalyse vraagt om een ‘multidisciplinair team’. Het correct interpreteren van wetgeving vraagt immers om experts uit verschillende hoeken. We adviseren organisaties die met Wetsanalyse aan de slag gaan om zo’n team in ieder geval te laten bestaan uit één of meerdere juristen, kennismodelleurs, uitvoeringsdeskundigen met praktijkkennis en softwareontwikkelaars.

Voor wat betreft de ‘wat’, natuurlijk is een duidelijke scope nodig van de wetgeving die geanalyseerd moet worden, bijvoorbeeld wetteksten, beleidsstukken, interne regelgeving of uiteraard een combinatie hiervan.

Daarnaast bieden we onze iKnow tooling aan om de resultaten van Wetsanalyse efficiënt vast te leggen en deze kennis zo breed mogelijk inzetbaar te maken.